E-KYC คืออะไร? สำคัญอย่างไรในการลงนามดิจิทัล

การเซ็นสัญญาออนไลน์ทำให้ธุรกิจเร็วขึ้นมาก จากที่เคยต้องส่งเอกสารไปกลับหลายวัน เหลือเพียงกดยืนยันในไม่กี่นาที เช่นเดียวกับงานเอกสารฝั่งภาษีที่หลายธุรกิจศึกษากันไปแล้วว่า E-Tax คืออะไร แล้วเปลี่ยนมาออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์กันจนเป็นเรื่องปกติ แต่ความเร็วของเอกสารดิจิทัลก็มาพร้อมคำถามที่ตอบยากขึ้นเช่นกัน นั่นคือ ธุรกิจจะรู้ได้อย่างไรว่าคนที่กดเซ็นอยู่อีกฝั่งหนึ่งของหน้าจอ คือคนที่มีอำนาจลงนามจริง ๆ

คำตอบของคำถามนี้คือ E-KYC หรือกระบวนการพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นชิ้นส่วนที่ทำให้ลายเซ็นดิจิทัลมีน้ำหนักจริงในทางกฎหมาย ไม่ใช่แค่ภาพลายเซ็นที่วางทับลงบนไฟล์ บทความนี้สรุปให้เข้าใจง่ายว่า E-KYC คืออะไร เกี่ยวข้องกับการลงนามดิจิทัลอย่างไร และมีมาตรฐานอะไรที่ธุรกิจควรรู้ก่อนเลือกระบบ

E-KYC คืออะไร ?

E-KYC ย่อมาจาก Electronic Know Your Customer คือการนำกระบวนการ "รู้จักตัวตนของคู่สัญญาหรือลูกค้า" ที่เดิมต้องทำแบบพบหน้าและใช้สำเนาเอกสาร มาทำในรูปแบบดิจิทัลทั้งหมด


โดยทั่วไป E-KYC ประกอบด้วย 2 ขั้นตอนที่ต่างกันชัดเจน


การพิสูจน์ตัวตน (Identity Proofing) คือการยืนยันว่าคนคนนี้มีตัวตนจริงและเป็นคนเดียวกับที่อ้าง เช่น การถ่ายบัตรประชาชนเพื่ออ่านข้อมูล การถ่ายภาพใบหน้าเปรียบเทียบกับรูปในบัตร หรือการตรวจสอบข้อมูลกับฐานข้อมูลภาครัฐ ขั้นตอนนี้ทำครั้งแรกตอนเปิดใช้งาน
การยืนยันตัวตน (Authentication) คือการตรวจสอบซ้ำในทุกครั้งที่กลับมาทำธุรกรรม เช่น การกรอกรหัส OTP การใช้ PIN หรือการสแกนใบหน้าอีกครั้งก่อนกดเซ็นเอกสาร

ความต่างของสองขั้นตอนนี้สำคัญมาก เพราะการพิสูจน์ตัวตนตอบคำถามว่า "คนนี้เป็นใคร" ส่วนการยืนยันตัวตนตอบคำถามว่า "ตอนนี้คนที่กำลังกดเซ็น ยังเป็นคนเดิมอยู่หรือเปล่า" ระบบที่ดีต้องมีครบทั้งสองส่วน

ทำไม E-KYC ถึงสำคัญกับการลงนามดิจิทัล ?

หลายคนเข้าใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือการอัปโหลดภาพลายเซ็นไปวางบนไฟล์ PDF แต่ในทางกฎหมายไทย เรื่องนี้มีรายละเอียดมากกว่านั้น


พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 กำหนดไว้ในมาตรา 9 ว่า ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ ซึ่งสามารถ ระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่อ และ แสดงว่าบุคคลนั้นยอมรับข้อความในเอกสาร และในมาตรา 26 ยังกำหนดคุณสมบัติของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้เพิ่มเติม เช่น ข้อมูลที่ใช้สร้างลายมือชื่อต้องเชื่อมโยงไปยังเจ้าของลายมือชื่อเท่านั้น อยู่ภายใต้การควบคุมของเจ้าของ และหากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นหลังลงนาม ต้องตรวจพบได้


จุดนี้เองที่ทำให้ E-KYC ขาดไม่ได้ เพราะ ลายเซ็นบอกได้แค่ว่า "มีคนเซ็น" แต่ E-KYC คือสิ่งที่ตอบได้ว่า "ใครเป็นคนเซ็น" เอกสารที่เซ็นโดยไม่มีการยืนยันตัวตนที่หนักแน่นพอ เมื่อเกิดข้อพิพาทแล้วคู่สัญญาปฏิเสธว่าไม่ได้เซ็น ธุรกิจจะแทบไม่มีหลักฐานอะไรมายืนยันเลย


ในทางปฏิบัติ ประโยชน์ที่ธุรกิจได้จาก E-KYC จึงมี 3 ด้านหลัก

ลดความเสี่ยงเรื่องการปฏิเสธความรับผิด มีร่องรอยการยืนยันตัวตนแนบไปกับเอกสารทุกฉบับ
ป้องกันการสวมสิทธิ ทั้งกรณีปลอมตัวเป็นผู้มีอำนาจลงนาม และกรณีอีเมลของผู้ลงนามถูกเข้าถึงโดยคนอื่น
ปิดดีลได้เร็วขึ้น ไม่ต้องนัดเจอเพื่อตรวจบัตรประชาชนหรือขอสำเนาเอกสารก่อนเซ็น

E-KYC ทำงานอย่างไร มีขั้นตอนอะไรบ้าง ?

ถึงแต่ละระบบจะมีรายละเอียดต่างกัน แต่โครงหลักของ E-KYC ที่ใช้กับการลงนามดิจิทัลมักเดินตาม 4 ขั้นตอนนี้

ขั้นที่ 1: เก็บข้อมูลอัตลักษณ์จากเอกสารราชการ

เริ่มจากให้ผู้ลงนามถ่ายภาพบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง แล้วระบบอ่านข้อมูลออกมาโดยอัตโนมัติ ลดการคีย์ผิดและตัดขั้นตอนขอสำเนาเอกสารออกไป

ขั้นที่ 2: ตรวจสอบว่าเอกสารและข้อมูลถูกต้องจริง

นำข้อมูลที่ได้ไปตรวจสอบกับแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เช่น ฐานข้อมูลภาครัฐ เพื่อยืนยันว่าเลขบัตรและชื่อที่ให้มาตรงกับตัวตนที่มีอยู่จริง ไม่ใช่ข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นหรือปลอมแปลง

ขั้นที่ 3: ยืนยันว่าคนที่ทำรายการคือเจ้าของเอกสาร

เป็นขั้นตอนที่แยกคนถือบัตรออกจากเจ้าของบัตรจริง เช่น การถ่ายภาพใบหน้าเพื่อเปรียบเทียบกับรูปในบัตร ซึ่งเป็นจุดที่ป้องกันการนำบัตรของคนอื่นมาใช้แทน

ขั้นที่ 4: ยืนยันตัวตนซ้ำก่อนลงนามทุกครั้ง

เมื่อผ่านการพิสูจน์ตัวตนแล้ว ในการเซ็นเอกสารแต่ละครั้งระบบจะขอยืนยันตัวตนอีกชั้น เช่น รหัส OTP หรือปัจจัยยืนยันตัวตนอื่นที่ผูกกับผู้ลงนาม แล้วบันทึกร่องรอยทั้งหมดไว้เป็นหลักฐานประกอบเอกสารฉบับนั้น


ขั้นที่ 1–3 คือส่วนที่ทำครั้งเดียวตอนเปิดใช้งาน ส่วนขั้นที่ 4 คือส่วนที่เกิดขึ้นซ้ำทุกครั้งที่มีการเซ็น ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม E-KYC ที่ดีจึงไม่ควรแยกออกจากระบบลงนาม เพราะถ้าแยกกัน ทีมงานจะต้องทำงานสองระบบทุกครั้งที่มีสัญญาเข้ามา

IAL และ AAL คืออะไร? รู้จักมาตรฐานที่ธุรกิจควรรู้ก่อนเลือกระบบ

สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ได้กำหนดมาตรฐานระดับความน่าเชื่อถือของการพิสูจน์และยืนยันตัวตนไว้ 2 ชุด โดยอ้างอิงจากมาตรฐานสากล NIST SP 800-63

หลักในการเลือกไม่ใช่ "เอาระดับสูงสุดไว้ก่อน" แต่คือการประเมินความเสี่ยงของเอกสารแต่ละประเภท เอกสารภายในอย่างใบขออนุมัติทั่วไปอาจไม่จำเป็นต้องใช้ระดับเดียวกับสัญญาที่มีมูลค่าสูงหรือสัญญาที่ผูกพันระยะยาว ระบบที่ใช้ได้จริงจึงควรปรับระดับความเข้มงวดตามประเภทเอกสารได้ ไม่ใช่บังคับใช้แบบเดียวกันทั้งองค์กร

E-KYC ใช้กับงานเอกสารแบบไหนได้บ้าง ?

หลายคนยังติดภาพว่า E-KYC เป็นเรื่องของธนาคารหรือแอปการเงินเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง งานเอกสารที่ธุรกิจทั่วไปทำอยู่ทุกวันก็ได้ประโยชน์ไม่ต่างกัน โดยเฉพาะเอกสารที่หากถูกปฏิเสธความรับผิดในภายหลังแล้วจะเสียหายสูง

• สัญญากับคู่ค้าและผู้รับเหมา โดยเฉพาะสัญญาที่มีมูลค่าสูงหรือมีการส่งมอบงานเป็นงวด ซึ่งเป็นกลุ่มที่มีโอกาสเกิดข้อพิพาทมากที่สุด
• งาน HR และการรับพนักงานใหม่ ทั้งสัญญาจ้าง หนังสือรับรอง และเอกสารยินยอมต่าง ๆ ที่ต้องเซ็นตั้งแต่ก่อนพนักงานเข้าออฟฟิศวันแรก
• หนังสือมอบอำนาจและเอกสารที่ต้องใช้ผู้มีอำนาจลงนาม เพราะเป็นเอกสารที่ความเสียหายจากการสวมสิทธิสูงมาก
• สัญญาเช่าและสัญญาบริการรายปี ที่ผูกพันยาวและมักต้องหยิบกลับมาอ้างอิงเมื่อถึงรอบต่อสัญญา
• งานฝั่งลูกค้ารายย่อย (B2C) เช่น การเปิดใช้บริการหรือสมัครสมาชิกที่ลูกค้าอยู่คนละจังหวัด ซึ่งการนัดเจอเพื่อตรวจบัตรประชาชนแทบเป็นไปไม่ได้

จุดร่วมของเอกสารเหล่านี้คือ ธุรกิจไม่ได้เจอหน้าคู่สัญญาตอนเซ็น ดังนั้นสิ่งเดียวที่ยืนยันตัวตนได้จึงเป็นร่องรอยที่ระบบบันทึกไว้

ก่อนเลือกระบบ E-KYC ควรดูอะไรบ้าง ?

เมื่อธุรกิจตัดสินใจว่าจะนำ E-KYC มาใช้ สิ่งที่ควรเช็กก่อนเลือกผู้ให้บริการมีดังนี้

• ปรับระดับความเข้มงวดตามเอกสารได้หรือไม่ เพราะถ้าบังคับให้ทุกเอกสารผ่านขั้นตอนเดียวกันหมด งานเอกสารภายในจะช้าลงโดยไม่จำเป็น
• เชื่อมกับกระบวนการลงนามได้เลยหรือต้องทำแยก ระบบที่ยืนยันตัวตนอยู่ในเวิร์กโฟลว์เดียวกับการเซ็น จะไม่สร้างงานเพิ่มให้ทีมงาน
• หลักฐานการยืนยันตัวตนถูกเก็บไว้กับเอกสารหรือเปล่า เพราะเมื่อเกิดข้อพิพาท สิ่งที่ต้องหยิบมาแสดงคือร่องรอยที่ผูกกับเอกสารฉบับนั้นโดยตรง
• รองรับทั้งงาน B2B และ B2C ไหม ธุรกิจส่วนใหญ่มีทั้งสัญญากับองค์กรและเอกสารกับลูกค้ารายย่อย ซึ่งต้องการวิธียืนยันตัวตนคนละแบบ
• การเก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปตาม PDPA หรือไม่ เพราะข้อมูลที่ใช้ทำ E-KYC ทั้งภาพบัตรประชาชนและภาพใบหน้า ล้วนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องมีฐานการประมวลผลและมาตรการดูแลที่ชัดเจน

ให้ธุรกิจของคุณลงนามดิจิทัลอย่างมั่นใจ ด้วยตัวช่วยอย่าง i-BOX Doc2Sign

การมี E-KYC ที่ดีจะได้ผลก็ต่อเมื่อมันทำงานอยู่ในกระบวนการลงนามจริง ไม่ใช่แยกเป็นอีกระบบที่ทีมงานต้องมาทำเพิ่มเอง ดังนั้นระบบ i-BOX Doc2Sign ออกแบบให้การยืนยันตัวตนเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การเซ็นสัญญาตั้งแต่ต้น ครอบคลุม

• การยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน ทั้ง 2-Factor Verification, การทำ E-KYC และการตรวจสอบข้อมูลตัวตนกับภาครัฐ รองรับทั้งงาน B2B และ B2C เลือกปรับใช้ให้เหมาะกับแต่ละประเภทเอกสารหรือธุรกรรมได้
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับกฎหมายไทย จัดทำตามหลักเกณฑ์ของพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (ฉบับอัปเดต) พร้อมตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารหลังลงนามได้ว่าไม่มีการแก้ไขใด ๆ
• เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่น จัดเส้นทางเอกสารที่ต้องผ่านการตรวจสอบ อนุมัติ และลงนาม ได้ทั้งแบบเรียงลำดับและแบบเซ็นพร้อมกัน พร้อมติดตามสถานะได้ว่าค้างอยู่ที่ใคร
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ ทั้งเตือนผู้ลงนามให้เซ็นเร็วขึ้น เตือนเอกสารประกอบสัญญาหมดอายุ และการต่อสัญญาอัตโนมัติ 

ผลลัพธ์คือกระบวนการลงนามสัญญาที่จบได้ภายใน 5 นาที โดยที่ทุกฉบับมีร่องรอยการยืนยันตัวตนของผู้ลงนามครบถ้วน


สำหรับท่านใดที่สนใจยกระดับการเซ็นสัญญาของธุรกิจให้ทั้งเร็วและรัดกุมขึ้น สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมและติดต่อทีมงานได้ที่ www.i-box.app/doc2sign-e-signature 

สรุปทั้งหมด

E-KYC คือกระบวนการพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ประกอบด้วยการพิสูจน์ตัวตนตอนเริ่มใช้งาน และการยืนยันตัวตนซ้ำในทุกครั้งที่ทำธุรกรรม


ความสำคัญของ E-KYC ต่อการลงนามดิจิทัลอยู่ตรงที่กฎหมายไทยกำหนดให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อได้ ดังนั้นลายเซ็นที่ไม่มีการยืนยันตัวตนรองรับ จึงเป็นจุดอ่อนที่สุดของสัญญาเมื่อเกิดข้อพิพาท และสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้เรื่องนี้ทำงานได้จริงโดยไม่เพิ่มภาระให้ทีมงาน การเลือกระบบที่รวมการยืนยันตัวตนไว้ในเวิร์กโฟลว์การเซ็นอย่าง i-BOX Doc2Sign คือตัวเลือกที่ดีที่สุด

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ E-KYC

Q : E-KYC กับ KYC ต่างกันอย่างไร ?

A : เป็นกระบวนการเดียวกันคือการรู้จักตัวตนของคู่สัญญาหรือลูกค้า ต่างกันที่วิธีทำ KYC แบบเดิมใช้การพบหน้าและเก็บสำเนาเอกสาร ส่วน E-KYC ทำผ่านช่องทางดิจิทัลทั้งหมด เช่น ถ่ายบัตรประชาชน เทียบใบหน้า และตรวจสอบข้อมูลกับฐานข้อมูลภาครัฐ ทำให้เร็วกว่าและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่า

Q : เซ็นเอกสารด้วยภาพลายเซ็นที่วางทับบนไฟล์ ใช้ได้ตามกฎหมายหรือไม่ ?

A : กฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบตายตัวว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องหน้าตาแบบไหน แต่กำหนดว่าต้องใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อและแสดงว่ายอมรับข้อความในเอกสาร ภาพลายเซ็นเพียงอย่างเดียวจึงพิสูจน์ได้ยากว่าใครเป็นคนวาง การมีกระบวนการยืนยันตัวตนประกอบจึงทำให้เอกสารมีน้ำหนักมากขึ้นเมื่อต้องใช้เป็นหลักฐาน

Q : IAL กับ AAL ต่างกันอย่างไร ?

A : IAL วัดความเข้มงวดของการพิสูจน์ตัวตนว่าคนคนนี้เป็นใคร ส่วน AAL วัดความน่าเชื่อถือของสิ่งที่ใช้ยืนยันตัวตนในแต่ละครั้งที่กลับมาทำธุรกรรม พูดง่าย ๆ คือ IAL ใช้ตอนเปิดใช้งานครั้งแรก ส่วน AAL ใช้ทุกครั้งที่เซ็นเอกสาร

Q : ธุรกิจที่ไม่ใช่สถาบันการเงิน จำเป็นต้องใช้ E-KYC ไหม ?

A : จำเป็นตามระดับความเสี่ยงของเอกสาร แม้ธุรกิจทั่วไปจะไม่ได้อยู่ภายใต้กฎเกณฑ์เดียวกับสถาบันการเงิน แต่สัญญาที่มีมูลค่าสูง สัญญาจ้างงาน หรือสัญญาที่ผูกพันระยะยาว ล้วนเป็นเอกสารที่ธุรกิจไม่อยากให้ถูกปฏิเสธความรับผิดในภายหลัง การมี E-KYC จึงเป็นการลดความเสี่ยงตั้งแต่วันที่เซ็น

Q : การทำ E-KYC ทำให้ขั้นตอนการเซ็นสัญญาช้าลงหรือเปล่า ?

A : ไม่ช้าลง ถ้าการยืนยันตัวตนถูกออกแบบให้อยู่ในเวิร์กโฟลว์การเซ็นตั้งแต่ต้น ผู้ลงนามจะเจอขั้นตอนยืนยันตัวตนเป็นส่วนหนึ่งของการเปิดเอกสารและกดเซ็น ไม่ต้องสลับไปทำในระบบอื่น ซึ่งยังเร็วกว่าการส่งเอกสารไปกลับเพื่อขอสำเนาบัตรประชาชนแบบเดิมมาก