ใบกำกับภาษีคืออะไร? สอนวิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง

สำหรับผู้ประกอบการที่ประกอบธุรกิจอยู่บนโลกธุรกิจสมัยใหม่ การจัดการเอกสารนับเป็นความท้าทายในทุกๆ วัน แต่ท่ามกลางเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล คงไม่มีเอกสารใดที่จะมีความสำคัญต่อระบบภาษีของประเทศมากไปกว่า ใบกำกับภาษี 


เพราะการออกใบกำกับภาษีไม่ได้เป็นเพียงหลักฐานการซื้อขายทั่วไป แต่คือเครื่องมือทางกฎหมายที่ขับเคลื่อนระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ดังนั้นการทำความเข้าใจขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการทำตามกฎหมาย แต่เป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น และป้องกันปัญหาที่อาจตามมากับกรมสรรพากร บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจในทุกเรื่องเกี่ยวกับใบกำกับภาษีเพื่อสร้างความมั่นใจในการจัดการเอกสารสำคัญฉบับนี้

ใบกำกับภาษี คืออะไร ? 

ใบกำกับภาษี คือ เอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มีหน้าที่ต้องจัดทำและส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการซื้อขายเกิดขึ้น แม้ว่าหลายคนอาจจะคุ้นเคยกับคำว่า Tax Invoice หรือมองว่าเป็นเพียงใบเสร็จรูปแบบหนึ่ง แต่ในเชิงธุรกิจและกฎหมายแล้ว เอกสารนี้มีความสำคัญลึกซึ้งกว่านั้นมาก เพราะใบกำกับภาษี คือหลักฐานอย่างเป็นทางการที่ใช้แสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และแจกแจงจำนวน "ภาษีมูลค่าเพิ่ม" ที่ผู้ขายได้เรียกเก็บจากผู้ซื้อในธุรกรรมนั้น ๆ


โดยบทบาทของใบกำกับภาษีมีความสำคัญสองด้านเสมอ สำหรับ ผู้ขาย ใบกำกับภาษีคือหลักฐานในการรวบรวม "ภาษีขาย" เพื่อนำส่งให้แก่กรมสรรพากรตามรอบระยะเวลาที่กำหนด ในขณะที่อีกด้านหนึ่งสำหรับ ผู้ซื้อ (หากเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เช่นกัน) ใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันนี้จะกลายเป็นหลักฐานในการใช้สิทธิ์ "ภาษีซื้อ" เพื่อนำไปหักลบออกจากภาษีขายของตนเอง หรือขอคืนภาษีในภายหลังได้

ใครบ้างที่มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษี?

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่จะสามารถออกใบกำกับภาษีได้ กฎหมายได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าใครคือผู้ที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบนี้ เพื่อให้ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นไปอย่างมีระเบียบ


โดยผู้ที่มีหน้าที่ตามกฎหมายในการออก ใบกำกับภาษี คือ "ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม" เท่านั้น โดยเงื่อนไขหลักคือธุรกิจนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี 


เมื่อมีรายรับเกินเกณฑ์ที่กำหนด ผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.01) และหลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว ก็จะต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการซื้อขายเกิดขึ้น ส่วนธุรกิจที่มีรายรับไม่ถึงเกณฑ์และไม่ได้จดทะเบียน VAT จะไม่สามารถออกเอกสารนี้ได้ ทำได้เพียงออก "ใบเสร็จรับเงิน" ทั่วไปเท่านั้น

ประเภทของใบกำกับภาษี มีอะไรบ้าง ?

เพื่อให้สามารถเลือกใช้เอกสารได้ถูกต้องเหมาะสมกับรูปแบบของธุรกิจและลักษณะของลูกค้า กรมสรรพากรได้แบ่งประเภทของใบกำกับภาษีออกเป็นรูปแบบต่างๆ ที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องรู้จัก

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (Full Tax Invoice)

นี่คือรูปแบบมาตรฐานและเป็นทางการที่สุดของใบกำกับภาษี มีข้อบังคับให้ต้องระบุสาระสำคัญครบถ้วนทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ มักใช้ในการทำธุรกรรมระหว่างผู้ประกอบการด้วยกัน (B2B) เนื่องจากผู้ซื้อต้องการเอกสารฉบับสมบูรณ์นี้เพื่อนำไปใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อออกจากภาษีขายของกิจการตนเอง ซึ่งเป็นสิทธิประโยชน์ที่สำคัญในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Abbreviated Tax Invoice)

สำหรับผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจค้าปลีกหรือให้บริการรายย่อยแก่ลูกค้าจำนวนมาก เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร หรือห้างสรรพสินค้า สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ เอกสารรูปแบบนี้จะมีรายการน้อยกว่าแบบเต็มรูป ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อและข้อมูลของผู้ซื้อ เพื่อความรวดเร็วในการให้บริการ แต่ผู้ซื้อจะไม่สามารถนำใบกำกับภาษีอย่างย่อไปใช้หักภาษีซื้อได้ ยกเว้นการใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของกิจการ

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)

เป็นการปรับเปลี่ยนรูปแบบของใบกำกับภาษีจากกระดาษมาอยู่ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งตอบโจทย์โลกธุรกิจยุคดิจิทัล ซึ่ง e-Tax คือระบบที่กรมสรรพากรพัฒนาขึ้นเพื่อรองรับการจัดทำและนำส่งข้อมูลภาษีแบบออนไลน์ ซึ่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ก็เป็นส่วนหนึ่งในนั้น โดยเอกสาร e-Tax Invoice ที่สมบูรณ์ตามกฎหมาย จะต้องมีการลง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลและตัวตนของผู้ออกเอกสาร ซึ่งช่วยลดต้นทุน ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างดี 


สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบนี้อย่างมั่นใจ ด้วยบริการ e-Tax Invoice จาก i-BOX  by NETbay คือคำตอบที่ใช่ ด้วยระบบที่ช่วยจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บเอกสารได้ครบวงจร สามารถนำส่งข้อมูลถึงกรมสรรพากรได้โดยตรงผ่าน Service Provider ช่วยลดขั้นตอน ลดต้นทุน และรับประกันว่าเอกสารทุกฉบับถูกต้องตามมาตรฐานกฎหมาย 100%


ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ : e-Tax Invoice จาก i-BOX  by NETbay

วิธีออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้ถูกต้อง ต้องทำอย่างไรบ้าง ? 

ความถูกต้องของข้อมูลในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะหากมีข้อผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อย อาจส่งผลให้ใบกำกับภาษีฉบับนั้นไม่สามารถนำไปใช้ในทางภาษีได้เลย โดยต้องประกอบด้วย 8 ขั้นตอน ดังนี้

1. ระบุคำว่า "ใบกำกับภาษี" ที่มองเห็นได้ชัดเจนบนเอกสาร
2. ชื่อ, ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของผู้ขาย (ผู้ออก)
3. ชื่อ, ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของผู้ซื้อ
4. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) ซึ่งต้องรันลำดับต่อเนื่องกันไป
5. ชื่อ, ชนิด, ประเภท, ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ต้องระบุให้ชัดเจนเพื่อให้สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นการซื้อขายอะไร
6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) ที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ โดยต้องแยกแสดงยอดภาษีออกจากราคาสินค้าอย่างชัดเจน
7. วัน, เดือน, ปี ที่ออกใบกำกับภาษี ซึ่งถือเป็นวันที่ความรับผิดทางภาษีเกิดขึ้น
8. ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (ถ้ามี)

ข้อควรรู้ก่อนออกใบกำกับภาษีและขอใบกำกับภาษี

สำหรับคำถามยอดนิยมอย่างการออก ใบกำกับภาษี บุคคลธรรมดา หรือเมื่อลูกค้าที่เป็นคนทั่วไป ขอใบกำกับภาษี เพื่อใช้ในโครงการลดหย่อนภาษีต่าง ๆ ซึ่งผู้ขายมีหน้าที่ต้องออกให้ โดยข้อมูลฝั่งผู้ซื้อที่ต้องระบุให้ถูกต้องคือ

• ชื่อ-นามสกุล ของผู้ซื้อ
• ที่อยู่ ตามที่ปรากฏในบัตรประชาชน
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ให้ใช้ "เลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก" ของผู้ซื้อ

กรณีออกใบกำกับภาษีเป็นภาษาอังกฤษ (Tax Invoice in English)

ในยุคที่ธุรกิจมีการค้าขายกับต่างประเทศ การออก ใบกำกับภาษี ภาษาอังกฤษ สามารถทำได้ โดยกรมสรรพากรอนุโลมให้จัดทำเป็นภาษาอังกฤษได้ แต่สาระสำคัญทั้งหมดจะต้องครบถ้วนตามที่กฎหมายไทยกำหนดไว้ทั้ง 8 ข้อข้างต้น เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้อย่างสมบูรณ์

สรุปทั้งหมดเกี่ยวกับใบกำกับภาษี เอกสารสำคัญที่บริษัทต้องให้ความสำคัญ

การทำความเข้าใจเรื่อง ใบกำกับภาษี อย่างลึกซึ้ง ตั้งแต่ความหมาย ประเภท ไปจนถึงวิธีการออกที่ถูกต้องในทุกกรณีศึกษา คือทักษะพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบการในยุคปัจจุบัน การใส่ใจในรายละเอียดของเอกสารสำคัญฉบับนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง แต่ยังสร้างความน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้าและคู่ค้า ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของการเติบโตทางธุรกิจที่ยั่งยืน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับใบกำกับภาษี (Invoice) ที่คุณต้องรู้ 

1. ร้านค้าของฉันรายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี สามารถออกใบกำกับภาษีได้หรือไม่?

ไม่ได้ครับ ผู้ที่จะออกใบกำกับภาษีได้ต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น หากยังไม่ได้จดทะเบียนจะสามารถออกได้เพียง "ใบเสร็จรับเงิน" ทั่วไปครับ

2. หากลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดา จะใช้เลขอะไรเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษี?

ให้ใช้ "เลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก" ของลูกค้าบุคคลนั้น ๆ ในการระบุในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ควบคู่ไปกับชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ให้ถูกต้องครบถ้วน

3. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ สามารถนำไปใช้หักภาษีซื้อได้หรือไม่?

ไม่สามารถใช้ในการหักภาษีได้ เพราะใบกำกับภาษีอย่างย่อมุ่งเน้นความรวดเร็วสำหรับธุรกิจค้าปลีก ผู้ซื้อจึงไม่สามารถนำไปใช้หักภาษีซื้อ (VAT) ได้ ทำได้เพียงใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของกิจการเท่านั้น

4. ถ้าข้อมูลในใบกำกับภาษีผิดพลาด จะต้องทำอย่างไร?

ผู้ออกเอกสารต้องทำการยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วออกใบใหม่ที่ถูกต้อง หรืออาจใช้วิธีออก "ใบลดหนี้" หรือ "ใบเพิ่มหนี้" เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องตามกรณีไป

5. ธุรกิจจำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ทันทีเลยหรือไม่?

ในการเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ปัจจุบันยังไม่เป็นภาคบังคับ แต่กรมสรรพากรมีการส่งเสริมเป็นอย่างมาก เพราะการเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice จะช่วยลดต้นทุน ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาวให้ธุรกิจของคุณ