อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร ใช้กับสัญญาประเภทไหนบ้าง 

ทุกวันนี้ธุรกิจไทยเปลี่ยนงานเอกสารเป็นดิจิทัลกันเยอะขึ้น ตั้งแต่ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-Tax ที่ ไปจนถึงการเซ็นสัญญาผ่านอีเมลและระบบออนไลน์ ทั้งสัญญาจ้างทำของ สัญญาเช่าพื้นที่ และหนังสือมอบอำนาจ แต่คำถามที่ตามมาทันทีคือ ในเมื่อไม่มีกระดาษให้ติดแสตมป์แล้ว จะเสียอากรแสตมป์อย่างไรให้ถูกต้อง คำตอบคือ กรมสรรพากรกำหนดให้ตราสารที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ต้องชำระอากรเป็นตัวเงินผ่านระบบออนไลน์หรือที่เรียกกันว่า อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Stamp Duty)


หลายธุรกิจยังเข้าใจผิดว่าเรื่องนี้เป็นทางเลือก ทั้งที่จริงเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย และถ้ายื่นช้าจะมีทั้งเงินเพิ่มอากรและค่าปรับอาญาตามมา บทความนี้จึงสรุปให้ครบ ตั้งแต่อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ใช้กับสัญญาไหนบ้าง อัตราอากรเท่าไหร่ ต้องยื่นภายในกี่วัน ไปจนถึงวิธีเตรียมสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ของธุรกิจให้พร้อมชำระอากรได้อย่างถูกต้อง

อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร ?

อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Stamp Duty) คือการชำระอากรแสตมป์เป็นตัวเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร แทนการซื้อแสตมป์ดวงมาปิดทับบนเอกสาร โดยยื่นตามแบบ อ.ส.9 สำหรับตราสารอิเล็กทรอนิกส์


จุดที่ต่างจากแสตมป์ดวงอย่างชัดเจนคือ หลักฐานการเสียอากร เมื่อชำระเงินสำเร็จ กรมสรรพากรจะออก รหัสรับรองการเสียอากรแสตมป์ พร้อมใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ให้ ซึ่งถือว่าตราสารนั้น "ปิดแสตมป์บริบูรณ์" แล้ว จากนั้นนำรหัสรับรองไปอ้างอิงหรือผนวกกับตัวสัญญา และตรวจสอบย้อนหลังได้แบบเรียลไทม์


"ตราสารอิเล็กทรอนิกส์" ในที่นี้หมายถึงตราสารตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ที่จัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พูดง่าย ๆ คือสัญญาที่เกิดขึ้นและลงนามในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่ต้น ไม่ใช่สัญญากระดาษที่สแกนเก็บไว้ทีหลัง


ประเด็นสำคัญที่ธุรกิจต้องรู้คือ ตราสารอิเล็กทรอนิกส์ตามที่ประกาศกำหนด ต้องชำระอากรเป็นตัวเงินเท่านั้น ไม่สามารถใช้แสตมป์ดวงได้ และช่วงผ่อนผันให้ไปยื่นชำระที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่สาขาก็สิ้นสุดไปตั้งแต่วันที่ 31 ธันวาคม 2565 แล้ว ปัจจุบันจึงต้องยื่นผ่านระบบออนไลน์เท่านั้น

อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ ใช้กับสัญญาไหนบ้าง ?

ตอนเริ่มต้นในปี 2562 ระบบนี้รองรับเพียง 5 ตราสาร แต่ปัจจุบันขยายครอบคุลมตราสารตั้งแต่ 1-28(ค) (ยกเว้นตราสาร 22) แล้ว ซึ่งหมายความว่าสัญญาธุรกิจแทบทุกประเภทที่ทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้าข่ายเกือบทั้งหมด


สำหรับตราสารที่ธุรกิจเจอบ่อยที่สุดในงานประจำวัน มีดังนี้

ข้อควรรู้เพิ่มเติมสำหรับ 2 ตราสารที่มีรายละเอียดปลีกย่อยเยอะที่สุด

• สัญญาเช่า ถ้าไม่ได้กำหนดอายุการเช่าไว้ กฎหมายให้ถือว่ามีกำหนด 3 ปี และหากครบกำหนดแล้วผู้เช่ายังอยู่ต่อโดยไม่ทำสัญญาใหม่ ต้องเสียอากรภายใน 30 วันนับแต่วันที่ถือว่าเริ่มสัญญาใหม่
• สัญญาจ้างทำของ ถ้าตอนทำสัญญายังไม่ทราบสินจ้างที่แน่นอน ให้ประมาณการแล้วเสียอากรตามที่ประมาณไว้ก่อน หากรับเงินเป็นงวดและอากรที่เสียไว้ยังไม่ครบ ต้องเสียเพิ่มให้ครบทุกครั้งที่รับเงิน และถ้าสุดท้ายเสียเกินไป สามารถขอคืนได้

ธุรกิจต้องยื่นและชำระอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์เมื่อไหร่ ?

กำหนดเวลาคือ ก่อนกระทำตราสาร หรือภายใน 15 วัน นับแต่วันถัดจากวันกระทำตราสาร โดยไม่เว้นวันหยุดราชการ หากวันสุดท้ายตรงกับวันหยุดราชการ ให้ยื่นได้ภายในวันเปิดทำการถัดไป

คำว่า "กระทำตราสาร" ตามประมวลรัษฎากร หมายถึงการลงลายมือชื่อ ดังนั้นนาฬิกา 15 วันจะเริ่มเดินทันทีที่คู่สัญญาลงนามครบ ไม่ใช่ตอนที่เริ่มงานหรือตอนรับเงิน ซึ่งเป็นจุดที่หลายธุรกิจพลาดบ่อยที่สุด ซึ่งถ้าหากยื่นล่าช้าหรือปิดแสตมป์ไม่บริบูรณ์ จะมีความรับผิดทั้งทางแพ่งและทางอาญา ดังนี้

นอกจากค่าปรับแล้ว ยังมีผลกระทบที่หนักกว่าในทางธุรกิจ คือ ตราสารที่มิได้ปิดแสตมป์บริบูรณ์จะใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้ จนกว่าจะเสียอากรครบถ้วน หมายความว่าถ้าเกิดข้อพิพาทกับคู่ค้าขึ้นมา สัญญาที่ลืมเสียอากรจะกลายเป็นเอกสารที่ใช้ฟ้องร้องไม่ได้ทันที

วิธียื่นอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ ทำได้กี่ช่องทาง ?

กรมสรรพากรเปิดให้ยื่นแบบ อ.ส.9 ผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ 3 ช่องทาง เลือกตามปริมาณเอกสารและความพร้อมของระบบ

ช่องทางที่ 1: ยื่นผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร

เหมาะกับธุรกิจที่มีสัญญาไม่มาก ขั้นตอนคือเข้าสู่ระบบ e-Filing หรือใช้ Digital ID ที่รองรับ กรอกรายละเอียดตราสารทีละฉบับ (เลขที่สัญญาต้องไม่ซ้ำกัน) ชำระเงิน แล้วรับรหัสรับรองการเสียอากรแสตมป์พร้อมใบเสร็จ

ช่องทางที่ 2: เชื่อมต่อ API ด้วยตัวเอง

เหมาะกับองค์กรที่ยื่นข้อมูลคราวละมาก ๆ และมีทีม IT ดูแล แต่ต้องลงทะเบียนขอเชื่อมต่อ Open API ผ่านระบบ e-Filing ทดสอบการนำส่งข้อมูล มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการภายใต้ Thailand NRCA และยื่นแบบ ภ.อ.01.2 พร้อมลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

ช่องทางที่ 3: ยื่นผ่านผู้ให้บริการ (Service Provider)

เหมาะกับธุรกิจที่ไม่ต้องการพัฒนาระบบเอง โดยส่งข้อมูลให้ผู้ให้บริการที่ผ่านการตรวจประเมินจาก ETDA เป็นผู้จัดทำและยื่นข้อมูลผ่าน API แทน แล้วรับชุดชำระเงินหรือ QR Payment กลับมาชำระ ซึ่งเป็นทางเลือกที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ เพราะไม่ต้องลงทุนพัฒนาระบบและไม่ต้องดูแลใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เอง

โดยบริษัท เน็ตเบย์ จำกัด (มหาชน) ผู้พัฒนา i-BOX เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการ (Service Provider) ด้านอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจจึงยื่นและชำระอากรผ่านช่องทางนี้ได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อ API กับกรมสรรพากรด้วยตัวเอง

ก่อนจะเสียอากรได้ สัญญาต้องเป็น "ตราสารอิเล็กทรอนิกส์" ที่สมบูรณ์ก่อน

จุดที่หลายธุรกิจมองข้ามคือ อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์เป็นแค่ปลายทาง ต้นทางที่สำคัญกว่าคือตัวสัญญาต้องเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามอย่างถูกต้องตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 เสียก่อน

ถ้ายังพิมพ์สัญญาออกมาเซ็นด้วยปากกา แล้วสแกนส่งอีเมล เอกสารนั้นยังเป็นสัญญากระดาษในทางกฎหมาย ไม่ใช่ตราสารอิเล็กทรอนิกส์ และการเสียอากรก็จะกลับไปอยู่ในกระบวนการเดิมทั้งหมด ทั้งการซื้อแสตมป์ ปิดทับ ขีดฆ่า และเก็บแฟ้มย้อนหลังหลายปี

ระบบ i-BOX Doc2Sign ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการต้นทางส่วนนี้โดยเฉพาะ ทำให้สัญญาของธุรกิจเกิดขึ้นเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้นและมีผลผูกพันทางกฎหมาย ครอบคลุมตั้งแต่

• การลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับกฎหมายไทย จัดทำตามหลักเกณฑ์ของพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (ฉบับอัปเดต) พร้อมตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารหลังลงนามได้ว่าไม่มีการแก้ไขใด ๆ ซึ่งเป็นเงื่อนไขสำคัญของเอกสารที่ต้องใช้อ้างอิงทางกฎหมาย
• การยืนยันตัวตนผู้ลงนามแบบหลายขั้นตอน ทั้ง 2-Factor Verification, E-KYC และการตรวจสอบข้อมูลตัวตนกับภาครัฐ รองรับทั้งงาน B2B และ B2C เลือกระดับความเข้มงวดได้ตามประเภทเอกสาร
• ระบบเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่น จัดเส้นทางเอกสารที่ต้องผ่านการตรวจสอบ อนุมัติ และลงนาม ได้ทั้งแบบเรียงลำดับและแบบเซ็นพร้อมกัน ตั้งค่าอัตโนมัติหรือปรับตามกระบวนการจริงขององค์กรได้
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ ทั้งเตือนผู้ลงนามให้เซ็นเร็วขึ้น เตือนเอกสารประกอบสัญญาหมดอายุ และการต่อสัญญาอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ทีมกฎหมายและจัดซื้อไม่พลาดกำหนด 15 วันของการยื่นอากร
• ชำระอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ต่อได้ในระบบเดียว หลังลงนามเรียบร้อยแล้ว สามารถเลือกได้เลยว่าเอกสารฉบับนั้นเป็นตราสารประเภทใดที่ต้องชำระอากร แล้วดำเนินการชำระต่อใน Doc2Sign ได้ทันที ไม่ต้องออกไปยื่นอีกระบบหนึ่ง จึงจบครบทั้งลูปตั้งแต่ส่งเอกสารลงนามจนถึงเสียอากรครบถ้วน

ข้อควรระวังในการเสียอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ มีอะไรบ้าง ?

• นับวันครบกำหนดจากวันลงลายมือชื่อ ไม่ใช่วันเริ่มงานหรือวันรับเงิน และ 15 วันนี้นับรวมวันหยุดราชการด้วย
• เลขที่สัญญาต้องไม่ซ้ำกัน เพราะระบบใช้อ้างอิงตราสารแต่ละฉบับ หากซ้ำจะทำให้ยื่นข้อมูลไม่สำเร็จ
• ตรวจให้ชัดว่าใครมีหน้าที่เสียอากร เพราะแต่ละตราสารกำหนดผู้มีหน้าที่ต่างกัน เช่น สัญญาจ้างทำของเป็นหน้าที่ของผู้รับจ้าง ส่วนสัญญาเช่าเป็นหน้าที่ของผู้ให้เช่า
• เก็บรหัสรับรองการเสียอากรแสตมป์ไว้คู่กับตัวสัญญาเสมอ เพราะเป็นหลักฐานเดียวที่ยืนยันว่าตราสารนั้นปิดแสตมป์บริบูรณ์แล้ว
• สัญญาที่มีการรับเงินเป็นงวด ต้องตามเสียอากรเพิ่มให้ครบ โดยเฉพาะสัญญาจ้างทำของที่ประมาณสินจ้างไว้ต่ำกว่าจริง

จบครบทั้งลูป ตั้งแต่ลงนามสัญญาถึงชำระอากรแสตมป์ ด้วย i-BOX Doc2Sign

จุดที่ทำให้เรื่องอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ยุ่งยากสำหรับหลายธุรกิจ ไม่ใช่ตัวการคำนวณอากร แต่เป็นการที่งานถูกหั่นเป็นสามช่วงคนละที่ คือเซ็นสัญญาที่หนึ่ง กรอกแบบ อ.ส.9 ที่หนึ่ง แล้วไปชำระเงินอีกที่หนึ่ง ซึ่งเป็นช่องที่ทำให้เอกสารตกหล่นและเลยกำหนด 15 วันได้ง่ายที่สุด

ระบบ i-BOX Doc2Sign ช่วยให้กระบวนการลงนามสัญญาจบได้ภายใน 5 นาที ตั้งแต่การตั้งค่าเอกสารภายในองค์กร การขออนุมัติ การยืนยันตัวตนผู้ลงนาม จนถึงการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย พร้อมฟีเจอร์ติดตามสถานะที่ทำให้เห็นภาพรวมความคืบหน้าของทุกฉบับ

และเมื่อลงนามเสร็จ ก็เลือกประเภทตราสารแล้วชำระอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ต่อได้ในระบบเดียวเลย โดยมีบริษัท เน็ตเบย์ จำกัด (มหาชน) เป็นผู้ให้บริการที่ยื่นข้อมูลกับกรมสรรพากรให้ ธุรกิจจึงไม่ต้องเชื่อมต่อ API เอง ไม่ต้องสลับไปกรอกแบบ อ.ส.9 ในอีกระบบ และไม่ต้องกลัวพลาดกำหนด 15 วัน

สำหรับท่านใดที่สนใจเปลี่ยนงานสัญญาที่ยุ่งยากให้เป็นเรื่องง่ายและเร็วขึ้น สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมและติดต่อทีมงานได้ที่ www.i-box.app/doc2sign-e-signature

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์

Q : อากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์กับแสตมป์ดวง ใช้แทนกันได้หรือไม่ ?

A : สำหรับตราสารอิเล็กทรอนิกส์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด ใช้แทนกันไม่ได้ กฎหมายบังคับให้ชำระอากรเป็นตัวเงินผ่านระบบออนไลน์เท่านั้น ไม่สามารถปิดแสตมป์ดวงได้ ส่วนสัญญาที่ยังทำเป็นกระดาษ ยังใช้วิธีปิดแสตมป์ดวงตามปกติ หรือจะเลือกชำระเป็นตัวเงินก็ได้ในบางลักษณะตราสาร

Q : สัญญาที่พิมพ์ออกมาเซ็นแล้วสแกนส่งอีเมล ถือเป็นตราสารอิเล็กทรอนิกส์ไหม ?

A : ไม่เป็น เพราะตราสารอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงตราสารที่จัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ต้น ไฟล์สแกนของสัญญากระดาษยังคงเป็นสัญญากระดาษในทางกฎหมาย หากต้องการให้สัญญาเป็นตราสารอิเล็กทรอนิกส์จริง ต้องจัดทำและลงนามผ่านระบบลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่าง i-BOX Doc2Sign

Q : ยื่นอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ช้ากว่า 15 วัน จะเป็นอย่างไร ?

A : ต้องชำระเงินเพิ่มอากรพร้อมค่าปรับอาญา โดยหากยื่นเกิน 15 วันแต่ไม่เกิน 90 วัน เสียเงินเพิ่ม 2 เท่าของเงินอากร หรือ 4 บาท แล้วแต่อย่างใดจะมากกว่า และหากเกิน 90 วัน เสียเงินเพิ่ม 5 เท่าของเงินอากร หรือ 10 บาท แล้วแต่อย่างใดจะมากกว่า ส่วนค่าปรับอาญาไม่เกิน 500 บาท และที่สำคัญคือ ระหว่างที่ยังไม่เสียอากรครบถ้วน จะใช้สัญญาฉบับนั้นเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้

Q : สัญญาจ้างทำของที่ยังไม่รู้ยอดเงินแน่นอน ต้องเสียอากรอย่างไร ?

A : ให้ประมาณจำนวนสินจ้างตามสมควรแล้วเสียอากรตามที่ประมาณไว้ก่อน หากภายหลังมีการรับเงินเป็นงวด ๆ และอากรที่เสียไว้เดิมยังไม่ครบ ต้องเสียเพิ่มให้ครบทุกครั้งที่รับเงินทันที และเมื่องานสิ้นสุดลงแล้วพบว่าเสียอากรเกินไป สามารถยื่นขอคืนได้ตามมาตรา 122 แห่งประมวลรัษฎากร

Q : ธุรกิจขนาดเล็กที่มีสัญญาไม่กี่ฉบับต่อเดือน จำเป็นต้องใช้ระบบไหม ?

A : จำเป็น เพราะหน้าที่เสียอากรแสตมป์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจหรือจำนวนสัญญา สัญญาฉบับเดียวที่ลืมเสียอากรก็ทำให้ใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลไม่ได้เช่นกัน ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเริ่มจากการยื่นผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากรได้เลย และเมื่อสัญญาเริ่มเยอะขึ้นหรือมีคู่ค้าองค์กรใหญ่ที่ขอเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็ต่อยอดไปใช้ระบบลงนามอย่าง i-BOX Doc2Sign ได้ทันทีโดยไม่ต้องรื้อกระบวนการใหม่